TERMS OF SUPPLIES TO LIBRARIES AND INSTITUTIONS BY BOOKSELLERS AS DECIDED IN MEETING NO. 138/2012.
Conversion Rates
((Effective 1st February, 2012))
CONVERSION RATE FOR BOOKS AND JOURNALS:
Conversion rates effective 1st February, 2012 (new rates marked with asterisk):
01. Australian Dollar |
@Rs.56.50* |
06. Swedish Kroner |
@Rs. 07.90* |
02. British Pound Sterling |
@Rs. 84.20* |
07. Swish Frank |
@Rs. 57.90* |
03. Canadian Dollar |
@Rs. 53.60* |
08. U.S. Dollar |
@Rs. 54.10* |
04. Japanese Yen Per 100 |
@Rs. 70.70* |
09. Euro |
@Rs. 70.00* |
05. Singapore Dollar |
@Rs. 42.40* |
10. Taka Per 100 |
@Rs. 95.00 |
1 EUR |
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2) Fixed Conversion Rates between the Euro, and Danish Korner and Norwegian Kroner for all Transactions : |
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1 |
In order to bring about a uniformity of GOC recommended conversion rates, library discount and standardization in the terms of supply, the Librarians are advised to deal only with the members of State and National level book trade associations and federations. | ||||||
2 |
Books on approval should be finalized/returned within 30 days. The payment for the books approved should be made within 60 days of the receipt of the bill. The bill is to be raised by the supplier at the conversion rate prevailing on the date when the books are finally invoiced against order or procured from abroad. | ||||||
3 |
Payment of outstation suppliers should preferably be made through bank drafts, after deducting bank charges. | ||||||
4 |
The supplier shall append the following declaration on the bills:-
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5 |
The order placed by the libraries will be usually valid for six months unless otherwise mutually agreed upon by the librarian and the supplier. | ||||||
DISCOUNTS |
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6 |
All books in English, Hindi and other Regional languages, whether of Indian origin with the exception of those conversed by the following special categories, will carry a uniform discount of 10% of the published prices in respect of Indian or converted into Rupee prices in the case of imported titles. | ||||||
SPECIAL CATEGORIES |
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7 |
Central and State Government publications-No. discount. | ||||||
8 |
Short/No discount titles procured from abroad against specific order or Indian publications. The importer or the library supplier is expected to work on a margin of 15% on net landed cost. The invoices is to be prepared on the following terms. Published price minus (-) discount earned plus(+) 15% handling charges plus (+) actual freight, clearance, bank and postal charges, documentary evidence to be submitted by the supplier to be library on demand | ||||||
TERMS OF SUPPLY : JOURNALS |
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(a) |
No. discount | ||||||
(b) |
Conversion rates as per latest GOC Circular as prevailing on the date of billing | ||||||
(c) |
Bills to remain valid for 30 days from the date of invoice. All payments not made within the 30 days validity of the bills will be subject to change as per the new conversion rates prevailing on the date of receipt of payment | ||||||
(d) |
Supplementary bills shall not be raised if the bills are paid in 30 days, except when subscription rate is changed by the publisher and revised rate is paid by the supplier. Such a revised rate shall be paid by the Librarian on production of documentary evidence | ||||||
(e) |
Full advance payment to be made against all journals bill. Bill to be accompanied with price proof, if required by the Institute. | ||||||
(f) |
Claim for missing journals to be made within 90 days of the publication of the issue in case if it is supplied directly by the publisher. In case the delivery from the agent the supply will be reviewed every quarter between the library and the agent. | ||||||
(g) |
Claims for missing issues of journals should be settled within 1 & half years from the date of payment | ||||||
(h) |
The subscription agent will remit the full subscription to the publisher within 30 days from the date of receipt of payment. Details of the full payment mad to the publisher may be intimated to the subscriber within the next fortnight with documentary evidence. | ||||||
(i) |
The supply of journal should start within 100 days from the date of payment unless there are special reasons for not doing so. | ||||||
(j) |
Journal orders to be placed on subscription agents as approved by the GOC. | ||||||
FOR APPROVED SUPPLIERS OF JOURNALS/SUBSCRIPTION AGENTS |
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1 |
Akhil Bhartiya Hindi Prakashak Sangh |
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2 |
All India Urdu Publishers & Booksellers Association, Delhi |
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3 |
Assam Publishers Association, Guwahati |
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4 |
Bangalore Booksellers & Publishers Association, Bangalore |
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5 |
Bombay Booksellers & Publishers Association, Mumbai |
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6 |
Centre for Relationship Development, Patna |
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7 |
Delhi State Booksellers & Publishers Association, New Delhi |
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8 |
Federation of Booksellers & Publishers Associations in Gujarat, Ahmedabad |
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9 |
Federation of Educational Publishers in India |
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10 |
Federation of Indian Publishers |
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11 |
Federation of Publishers ‘& Booksellers’ Associations in India |
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12 |
Gujarat State English Language Booksellers Association, Ahmedabad |
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13 |
Kerala Publishers & Booksellers Association, Cochin |
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14 |
Knowledge Tree Foundation, Lucknow |
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15 |
Lanka Booksellers Welfare Society, Varanasi |
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16 |
Publishers & Booksellers Association of Bengal, Calcutta |
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17 |
Publishers & Booksellers Guild, Kolkata |
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18 |
Publishers Association of South India, Chennai |
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19 |
Rajasthan Publishers & Booksellers Association, Jaipur |
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20 |
The Booksellers & Publishers Association of South India, Chennai |
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21 |
The Publishers & Booksellers Association of Andhra Pradesh, Vijayawada |
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22 |
U.P. Publishers & Booksellers Association, Kanpur |
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23 |
Vijayawada Booksellers Association, Vijayawada |
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FUNCTIONS |
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The Good Office Committee is a voluntary organization formed to: (i) establish uniform terms for supply of books and journals to libraries, (ii) to ensure a fair working margin to booksellers and (iii) to provide an efficient service to the libraries. The Committee meets at regular intervals and, after taking into consideration the fluctuations in the currency rates, decides on the rates of conversion governing sale of books and periodicals. These rates are widely circulated amongst the libraries all over India either directly or through booksellers. THE MINISTRY OF FINANCE VIDE THEIR O.M. NO. F. 23(7). EII (A)/83 DATED 7.2.1984 MADE CHANGES IN THE GENERAL FINANCIAL RULES WHICH DISPENSE WITH THE NECESSITY OF CALLING FOR TENDERS OR QUOTATIONS IN RESPECT OF PURCHASE OF BOOKS, PERIODICALS, ETC.
* relevant extract reproduced below. |
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GOVERNMENT OF INDIA’S DECISION (AS AMENDED)Librarians may purchase books, etc., from the reputed and standard booksellers on the prevalent terms and conditions. Tenders need not be called for this purpose. |
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APPROVED SUPPLIERS OF BOOKS TO LIBRARIES AND INSTITUTIONS |
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